社会人で年次が進んでくると、仕事の量も質も増えてるくることになります。
で、昇進するとともに、調整ごとの仕事が入ってきたり、もともとルーチンでやっているワークがそのまま残っていたりして、数も種類も増えてきます。
もちろん仕事のあるべき論としては、随時「断捨離」をして、業務量を適正に保つのが重要なのですが、
それは理想形のことであって、実際にただ人がいなければ、自分がやるしかない状況は往々にして発生します。
そうなってくると、マルチタスクをヌケモレなく遂行するだけの「管理」が必要となります。
マルチタスクをするにあたって必要になる要素
タスクの管理となると、「優先度」とか「重要度」とか、それをポストイットに貼るとか、いろいろありますが、
突き詰めると、「内容」と「期限」を「発生ベースで登録」できればよいと考えています。
チームメンバーとの共有機能とか、いろいろありますが、シンプルにこの３つを効率よく管理できれば、マルチタスク遂行にあたっては問題はないでしょう。
そしてそれが最もわかりやすく簡単にできるのがToodledoというツールです。
Toodledoサイトhttps://www.toodledo.com/
Toodledoでは、タスクの内容・分類・期限が分かりやすい
このツール、なにが便利かというと、まず「マルチ」の部分はフォルダーできれいに管理できることです。
それから「内容」については、タイトルだけではなくて、中身も書けてしまいます。
よって、打ち合わせ時などで、ブラウザを立ち上げていて、ここにメモを取っておくと、これがそのままToDoとして使えます。
登録画面はこんなイメージです。
登録した詳細は、一覧画面上でストレスなく見れてしまいます。
そして「期限」では、こんな感じで表現されています。↓
期限が過ぎているものも見れることができます。
タスク管理ツールによっては、期限が切れると赤く強調されたり工夫されていますが、これくらいシンプルなのが一番便利です。
発生ベースで即座にタスク登録
そして私は、実はこれが一番重要なのではないかと思いますが、
色んな仕事を抱えているなかで、通勤中の電車のなかや何かのときに、「あれもしないと！」と思いつくことがあると思います。
そんなときにすぐに登録できることがとても重要です。なぜなら、思いついたタスクは、余程重要でなければすぐに忘れてしまうからです。
で、Toodledoではどうできるかというと、メールで登録できます。
しかも、「タスク分類」と「期限」も、メールでまとめて登録できてしまいます。
ただし、このメールでストレスなく登録するには、別のアプリを使用する必要があるので、これは過去ブログをご参照ください。
実際に、どんなメール文面になるかというと、件名に思いついたことを書くのみです。
この状態だと、Toodledo上はこうなります。
この件名に、フォルダ名や、明日までという期限をこのようにつけると、
Toodledo上はこうなります。
ちなみに、フォルダ名や期限には表記ルールがありますので、それをスマホの辞書登録しておけば全然問題ありません。
表記ルールToodledoのメール機能を活用する
Toodledoは、使いだせばもっと多くの機能があります。私はシンプルに使っていますが、それで十分にマルチタスクに耐えることができます！
ちなみにToodledoにはアプリもありますが、私はアプリはほとんど使っていませんし、使うべきではないと考えています。
アプリを起動してから、タスク登録の画面まで行くのが手間だからです。
というわけで、興味のある方はWEBサービスの方を是非お試し下さい！
Toodledoサイトhttps://www.toodledo.com/
