マルチタスクの効率化でたどり着いたToDoサービス ー Toodledo

社会人で年次が進んでくると、仕事の量も質も増えてるくることになります。

で、昇進するとともに、調整ごとの仕事が入ってきたり、もともとルーチンでやっているワークがそのまま残っていたりして、数も種類も増えてきます。

もちろん仕事のあるべき論としては、随時「断捨離」をして、業務量を適正に保つのが重要なのですが、

それは理想形のことであって、実際にただ人がいなければ、自分がやるしかない状況は往々にして発生します。

そうなってくると、マルチタスクをヌケモレなく遂行するだけの「管理」が必要となります。

マルチタスクをするにあたって必要になる要素

タスクの管理となると、「優先度」とか「重要度」とか、それをポストイットに貼るとか、いろいろありますが、

突き詰めると、「内容」「期限」「発生ベースで登録」できればよいと考えています。

チームメンバーとの共有機能とか、いろいろありますが、シンプルにこの3つを効率よく管理できれば、マルチタスク遂行にあたっては問題はないでしょう。

そしてそれが最もわかりやすく簡単にできるのがToodledoというツールです。


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Toodledoでは、タスクの内容・分類・期限が分かりやすい

このツール、なにが便利かというと、まず「マルチ」の部分はフォルダーできれいに管理できることです。

それから「内容」については、タイトルだけではなくて、中身も書けてしまいます。

よって、打ち合わせ時などで、ブラウザを立ち上げていて、ここにメモを取っておくと、これがそのままToDoとして使えます。

登録画面はこんなイメージです。

登録した詳細は、一覧画面上でストレスなく見れてしまいます。

そして「期限」では、こんな感じで表現されています。↓

期限が過ぎているものも見れることができます。

タスク管理ツールによっては、期限が切れると赤く強調されたり工夫されていますが、これくらいシンプルなのが一番便利です。

発生ベースで即座にタスク登録

そして私は、実はこれが一番重要なのではないかと思いますが、

色んな仕事を抱えているなかで、通勤中の電車のなかや何かのときに、「あれもしないと!」と思いつくことがあると思います。

そんなときにすぐに登録できることがとても重要です。なぜなら、思いついたタスクは、余程重要でなければすぐに忘れてしまうからです。

で、Toodledoではどうできるかというと、メールで登録できます。

しかも、「タスク分類」と「期限」も、メールでまとめて登録できてしまいます。

ただし、このメールでストレスなく登録するには、別のアプリを使用する必要があるので、これは過去ブログをご参照ください。

実際に、どんなメール文面になるかというと、件名に思いついたことを書くのみです。

この状態だと、Toodledo上はこうなります。

この件名に、フォルダ名や、明日までという期限をこのようにつけると、

Toodledo上はこうなります。

ちなみに、フォルダ名や期限には表記ルールがありますので、それをスマホの辞書登録しておけば全然問題ありません。

Toodledoは、使いだせばもっと多くの機能があります。私はシンプルに使っていますが、それで十分にマルチタスクに耐えることができます!

ちなみにToodledoにはアプリもありますが、私はアプリはほとんど使っていませんし、使うべきではないと考えています。

アプリを起動してから、タスク登録の画面まで行くのが手間だからです。

というわけで、興味のある方はWEBサービスの方を是非お試し下さい!


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